Comment gérer les inscriptions à des visites d’entreprises ?

GRDF, acteur majeur de la transition énergétique, organise des visites de sites de méthanisation afin de promouvoir et de faire de la pédagogie sur le biométhane, un gaz vert.

Découvrez la belle histoire de GRDF Centre Ouest qui nous a choisi pour mettre en place un dispositif d’inscription en ligne aux visites organisées sur son territoire, efficace et adapté à sa problématique.

L'histoire de notre client

Dans le cadre de son Projet d'entreprise, GRDF souhaite rendre tous ses salariés ambassadeurs des gaz verts. Pour répondre à cette attente, GRDF Centre Ouest organise des visites des nombreux sites de méthanisation de la région durant une demi-journée. Outre ces visites réservées aux collaborateurs, l’entreprise propose également à des personnes extérieures (collectivités locales, futurs porteurs de projets…) de participer aux visites des sites de méthanisation.

Reste à trouver comment piloter efficacement les inscriptions, tout en répondant à certaines contraintes et spécificités de notre client.

GRDF - visites de sites de production

 

La solution ?

Net Hélium a créé un mini-site réservé aux salariés GRDF. On y trouve la cartographie des différents sites de méthanisation de la région Centre-Ouest de GRDF (regroupant trois régions administratives : Bretagne, Pays de la Loire, Centre-Val de Loire).

GRDF - carte des sites de production


En cliquant sur l’un d’entre eux, on accède à quelques informations sur le site en question, au déroulement pratique d'une visite ainsi qu’aux différentes possibilités d'inscription.

Mini site GRDF - inscription aux visites

>> Inscription par le salarié lui-même

Un formulaire classique, assorti d'une notification pour le chef !

Le salarié trouve sur ce formulaire le détail des dates et heures disponibles. En fonction de l’adresse email du salarié, son manager est notifié automatiquement de la réservation du salarié (site qui sera visité et créneau choisi). Pratique !

>> Inscription par un manager

Avec 2 formules au choix s'il vous plaît !

Le manager a la possibilité d’inscrire tout ou partie de son équipe via un formulaire classique ou via l’import d'un fichier Excel. Chaque salarié inscrit reçoit ensuite un email l'informant de l'action de son manager et des modalités de la visite (jour et heure de la visite, adresse du site, qui sont les autres membres de l'équipe s'y rendant…). 

>> Inscription d'invités extérieurs par un salarié GRDF

Tout un programme (automatisé évidemment !)

Un salarié peut inviter une personne externe à GRDF (un élu, un partenaire...) pour une visite spéciale du site de méthanisation à des dates et heures spécifiques. L'invité externe reçoit une invitation par email pour la date et l’heure retenues par le salarié, puis on lui demande de confirmer sa venue. Pour lui réserver toute l'attention qu'il se doit, dès sa confirmation de venue, le créneau de visite n'est plus disponible pour de nouvelles inscriptions.

Les points positifs 

>> Un quota pour chaque visite

Nous avons mis en place une gestion des stocks de places pour chaque type d'inscription, ce qui permet de limiter chaque visite à 20 personnes maximum.

Autre avantage : offrir en temps réel à la personne qui s'inscrit un aperçu du nombre de places restantes.

Formulaire d'inscription - quota

>> Des alertes automatiques

15 jours avant la visite, l’inscrit reçoit un rappel par email, avec notamment la date et l’heure de la visite, le plan pour se rendre sur le site, les consignes de sécurité à respecter...

S’il s’agit d’un salarié, il est mis en relation avec les autres collaborateurs se rendant à la visite. Le but ? Favoriser le covoiturage !

>> De l’autonomie pour l’organisateur

Nous avons ouvert à l’administrateur GRDF un accès au back office du site pour qu’il puisse si besoin mettre à jour les dates de visite, les sites visitables, exporter les visiteurs, importer via un fichier Excel des personnes à inscrire…

La morale de cette histoire

Le digital ne fait pas que polluer et peut aussi servir à favoriser le développement d'énergies vertes !

La preuve avec ce dispositif sur-mesure ! Formulaires d'inscription en ligne, quotas, notifications et rappels automatiques : rien n'est laissé au hasard. L'organisateur apprécie en outre d'avoir accès à l'administration des journées de visites, aux inscriptions enregistrées ainsi qu'à un reporting complet.

> En savoir + sur GRDF Centre Ouest

Vous gérez vous aussi des inscriptions, pour des visites d'entreprises ou pour tout autre événement (portes ouvertes, conférences, ateliers thématiques...) ? Votre dispositif n'est pas optimisé ?

Parlons-en ensemble et trouvons comment l'améliorer : contactez-nous

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