Chaque année, l'une des régions de Groupama organise un événement sportif interne national : 3 jours avec un tournoi de football, un challenge aventure, des concours, 2 soirées dont une soirée de Gala.
En 2017, c'est Groupama Loire Bretagne qui est aux manettes. Il faut gérer des inscriptions de participants, les informer régulièrement, animer et faire vivre l'événement. Dompter le Tigre, voici une belle mission pour Hélium Connect. Le Grand Ouest va montrer son savoir-faire.
Avant l'événement : inscriptions des équipes
Logés au sein du site, les formulaires d'inscription Net Hélium ont servi aux délégations pour déclarer les participants (joueurs, pom pom girls...).
Pendant l'événement : concours photo
Un concours photo, c'est :
- un formulaire permettant aux participants de s'inscrire et d'uploader leurs photos, avec fonction recadrage intégrée pour des photos encore plus belles
- une surveillance automatique des inscrits : on ne peut jouer qu'une seule fois
- un système de vote, permettant à la communauté d'élire ses photos préférées
- une ergonomie privilégiant l'usage sur smartphone
Une communication digitale permanente
Push automatiques d'e-mail et SMS tout au long de l'événement :
- confirmation d'inscription
- notifications d'informations des participants, des organisateurs (événement, concours photo, votes...)
Côté chiffres
- Plus de 1500 participants à l'événement
- Plus de 2200 votes enregistrés sur le concours photo en un après-midi
Bilan
- Une organisation simplifiée
- Une communication constante
- La diffusion de la bonne information aux bonnes personnes et au bon moment
Interview de Loïc Meynier | Direction de la communication - Groupama Loire Bretagne
Quels étaient les objectifs de l'équipe d'organisation ?
Notre objectif était naturellement de faire de cet événement une réussite tout en gagnant du temps au niveau de son organisation. Pour cela, nous avons décidé d'utiliser pleinement le potentiel des solutions digitales. Cela s’est traduit par :
- la mise en place d'une inscription en ligne (ce qui était une première !),
- l'utilisation d'e-mails et de SMS pour communiquer avant et pendant l’événement,
- la mise en place d'un concours photo également en ligne, avec un vote des participants pour dynamiser encore plus l’événement.
Comment a été perçue votre initiative concours photo ?
Cette opération a été une réussite avec 2200 votes en un après-midi. Il y avait la queue à la borne de votes installée sur place.
L'opération a d'ailleurs été relayée sur Facebook par certains participants. Cela a permis de médiatiser notre événement et de le rendre visible auprès du grand public.
Pourquoi avoir choisi de communiquer par SMS ?
L'envoi de SMS nous a permis d'améliorer l'information des participants. Ils ont apprécié de recevoir les bonnes informations au bon moment. Comparé à un e-mail, le SMS permet de toucher tout le monde en un temps record. Nous avons ici gagné un temps précieux dans notre communication tout en renforçant la satisfaction des participants (messages personnalisés en fonction des différentes catégories de participants : pour donner des rendez-vous aux bénévoles, pour souhaiter la bienvenue aux participants, pour annoncer l'ouverture du concours photo...).
Quel bilan tirez-vous de cette édition ?
L'édition 2017 a été saluée par tous et le bilan a été très positif pour les organisateurs comme pour les participants. Il y a de fortes chances pour qu'un dispositif similaire soit repris par l'équipe organisatrice de la prochaine édition à qui nous avons naturellement transmis les coordonnées de Net Hélium.
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